Служебная записка на выдачу денег образец - Получении денежных средств - Руководство - shablonpisma.my1.ru

ШАБЛОН ПИСЬМА

Категории раздела

Законодательством российской федерации [58]
Внутреннего трудового распорядка [33]
Защите прав потребителей [71]
Заключили настоящий договор [34]
Общества с ограниченной ответственностью [41]
Обязательств по настоящему договору [33]
Общего собрания участников [38]
Образец искового заявления [49]
Права и обязанности сторон [33]
Общество с ограниченной ответственностью [40]
Прав на недвижимое имущество [32]
Условий настоящего договора [32]
Нормы трудового права [27]
Перехода права собственности [30]
Характеристика с места работы [44]
Расторжении трудового договора [33]
Заполнить анкету на визу [21]
Обязательное социальное страхование [27]
Регистрации права собственности [31]
Получении денежных средств [38]
Момента государственной регистрации [32]
Образец заполнения анкеты [31]
Образец договора дарения [21]
Образец заполнения заявления [36]
Помещений в многоквартирном доме [23]
Договора купли продажи [32]
Пленума верховного суда [38]
Протокола общего собрания [37]
Неотъемлемой частью договора [31]
Договор дарения доли [20]
Условия оплаты труда [27]
Выплату заработной платы [28]
Продолжительности рабочего времени [28]
Договор купли-продажи квартиры [29]
Общего собрания членов [20]
Возбуждении уголовного дела [36]
Орган опеки и попечительства [32]
Акты [103]
Письма и обращения [220]
Разные документы [139]
Гарантийные обязательства [144]
Благодарственные письма [9]
Бытовые бланки [139]

Наш опрос

Оцените мой сайт
Всего ответов: 102

Статистика


Онлайн всего: 10
Гостей: 10
Пользователей: 0

Руководство

Главная » Статьи » Получении денежных средств

Служебная записка на выдачу денег образец
служебная записка на выдачу денег образец

Заявление на выдачу в подотчет: как напишете, так и получите

В хозяйственной жизни любой фирмы встречаются ситуации, когда приходится выдавать деньги работникам на какие-то нужды: купить расходные материалы, отремонтировать технику, съездить в командировку и т.д. Расходный кассовый ордер на получение денег из кассы на хозяйственные нужды и командировки составляется только после подписания руководителем заявления сотрудника.

И если раньше для выдачи наличных было достаточно только подписей руководителя и главбуха на бланке РКО, то с введением нового Положения о кассовых операциях наличие заявления от работника стало обязательным. Как написать такое заявление и что в нем указывать?

Обязательное заявление

Получение денежных средств в подотчет согласно новому Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" возможно только при наличии заявления от работника.

Для получения наличных работник пишет заявление на выдачу в подотчет в произвольной форме, в котором указывает сумму денежных средств и цели выдачи. Например:

Директору ООО «Ромашка»

Ландышеву Л.Л.

от менеджера

Нарциссова Н.Н.

Заявление

Прошу выдать мне денежные средства в подотчет в сумме 3000 руб. 00 коп.  на 10 календарных дней на приобретение канцелярских товаров.

18.07.2014 г.        Нарциссов       Н.Н.Нарциссов

После рассмотрения просьбы работника руководитель (или уполномоченное им лицо) пишет на заявлении:

- сумму, которая будет выдана работнику

- срок, на который выдаются денежные средства

- подпись и дата.

Для того чтобы каждый раз при необходимости выдать деньги не диктовать работнику текст заявления, целесообразно утвердить бланк заявления как приложение к Положению о расчетах с подотчетными лицами .

Если подотчетник – директор

А как быть, если лицо, которому необходимо выдать деньги под отчет – директор? Может ли он одновременно писать заявление и подписывать его? Ответ на этот вопрос Положение по кассовым операциям не содержит. Нет в нем и оговорок, когда заявление не составляется.

С одной стороны заявление на выдачу должен визировать руководитель (п. 6.3 Указа), тогда получается, что он сам просит и сам разрешает. В таком случае логичнее было бы составить приказ или распоряжение, в котором прямо написать, например: приказываю выдать директору Ландышеву Л.Л. денежные средства в сумме 3000 руб. на приобретение принтера на срок 10 календарных дней.

С другой стороны Положение не предусматривает составление РКО на основе приказа, в нем указано только заявление, никаких исключений нет, в том числе и для самого руководителя. Поэтому логичен вывод, что руководитель, также как и остальные сотрудники, должен писать заявление. Кроме того, по трудовому законодательству, директор одновременно и руководителем, и работником. То, что он будет сам визировать свое заявление, может и выглядит нелепо, но ошибкой точно не является.

Такая ситуация может разрешиться проще в крупной компании, где принятие решения о выдаче денег в подотчет делегировано другому лицу, например, финансовому директору. Поэтому заявление пишет директор, а визирует – финансовый директор.

После того как заявление на выдачу в подотчет подписано, составляется расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление как оправдательный документ.

О таком важном документе как Положение о подотчете, прочитайте здесь. Как правильно заполнить авансовый отчет, смотрите тут .

А что думаете вы об обязательности заявления? Перестраховка ли это или лишняя бюрократия? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег из КАССЫ в ПОДОТЧЕТ. Расчеты с подотчетными лицами

КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ. ПРИМЕР бланка формы в Word

НОВОЕ!

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ 2014 - книга расчет лимита приходный расходный ордер. Даются разъяснения про кассовые операции 2014 согласно нового указания Центрального Банка России № 3210-У. Описано ведение и заполнение кассовой книги для ИП. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ. Приведены бланки приходного и расходного кассового ордера.

Согласно п 4.4. ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С БАНКНОТАМИ И МОНЕТОЙ БАНКА РОССИИ НА ТЕРРИТОРИИ РФ, утв. ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Примерная Форма бланка заявления на выдачу денег в подотчет

Генеральному директору ООО «КОНЭКС»

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне аванс в подотчет в сумме 10 000 ( Десять тысяч ) руб. 00 коп. на срок 30 календарных дней

1. Командировочные расходы - 7000 руб.

2. Хозяйственные расходы - 3000 руб.

21 мая 2012 г. ____________________ Иванов И.И.

Руководитель не выпускает приказ со списком подотчетных лиц и сроками выдачи денег в подотчет. Сейчас необходимо каждый раз писать заявление на выдачу денег в подотчет. И на каждом заявлении должна быть подпись руководителя.

Поскольку расходный кассовый ордер на выдачу денег в подотчет оформляется на основании Заявления, то это документ должен быть приложен к РКО.

Наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет выдаются согласно письменному заявлению на выдачу денег в под отчет.

Выдача наличных денег из кассы предприятия

В деятельности предприятия часто возникает необходимость выдачи наличных денежных средств работникам в производственных целях:

служебная командировка работника, необходимость срочно приобрести материальные ценности необходимость оплатить какие-то услуги.

Как оформить выдачу наличных, чтобы не было нареканий со стороны проверяющих органов?

Прежде всего, необходимо составить приказ о порядке выдачи наличных денежных средств за подписью руководителя предприятия. В приказе необходимо указать:

наименование должностей, которым в производственных целях могут быть выданы наличные деньги из кассы, сроки, на которые денежные средства могут быть выданы, сроки, в которые подотчетные лица должны отчитаться о расходовании полученных сумм, механизм выдачи денег из кассы, ограничения по выдачи наличных денег из кассы.

Составляя список должностей, которым разрешается получать наличные денежные средства в подотчет . необходимо учесть все должности, включая тех специалистов, которые могут быть направлены в служебную командировку. Необходимо составить именно список должностей, а не перечень фамилий, чтобы не переделывать приказ всякий раз, когда кто-то увольняется или поступает на работу.

Определяя сроки, на которые выдаются деньги . нужно учесть тот факт, что авансовый отчет необходимо представлять не позднее 3-х рабочих дней по возвращении из командировки. Подотчетное лицо не может получить новую сумму, пока не отчитается по предыдущей, то есть по ранее полученной сумме.

Если денежные средства выданы на хозяйственные нужды, срок выдачи не должен превышать одного месяца. В противном случае, факт выдачи денег проверяющие будут расценивать, как материальную выгоду и начислят с подотчетной суммы ндфл.

Механизм выдачи денег должен быть прост и понятен для всех. Обычно распорядительным документом, на основании которого кассир имеет право выдать деньги подотчетному лицу, является служебная записка . Служебная записка в этом случае является распоряжением директора о выдаче наличных денег на покупку или на расходы. В записке должна быть указано:

кому (должность, фио), для каких целей выдаются деньги.

Служебную записку в обязательном порядке подписывает руководитель подразделения и утверждает директор предприятия . Если подпись директора на служебной записке отсутствует, кассир не имеет права выдавать наличные деньги из кассы предприятия.

Отсутствие у подотчетного лица задолженности по ранее выданной сумме может подтвердить только бухгалтерская служба. Поэтому на служебной записке необходима подпись бухгалтера.

При выдаче денег кассир выписывает расходный кассовый ордер подотчетному лицу, прикладывает служебную записку за подписью директора и бухгалтера. В этом случае подпись директора и бухгалтера на РКО необязательна.

На предприятии необходимо установить ограничения по суммам, выдаваемым на хозяйственные нужды . Кроме случаев, когда приобретается какая-то товаро-материальная ценность, стоимость которой заранее известна. В этом случае выдается сумма, равная стоимости приобретаемой тмц.

По вопросам ведения бухгалтерского учета просьба обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи .

Деньги под отчет: оформляем выдачу

Мы продолжаем разговор о подотчетных суммах. В этой статье рассмотрим нюансы выдачи денег подотчетным лицам.

Популярное по теме

Процесс движения подотчетных сумм от момента принятия решения до момента завершения взаиморасчетов с работником состоит из нескольких этапов:

  • этап I - выдача
  • этап II - использование (расходование)
  • этап III - отчет об использовании
  • этап IV - заключительные расчеты с подотчетным лицом.
  • В данной статье рассмотрим этап I.

    Выдача подотчетных денег

    В статье Деньги под отчет (Зарплата, 2010, № 5) мы определили основные характеристики подотчетных сумм и привели образцы приказов об утверждении списка подотчетных лиц и так называемых распорядителей подотчетными суммами.

    Прежде чем перейти к оформлению документов по выдаче подотчетных сумм, проанализируем правила, предписываемые гражданским, трудовым, налоговым законодательством, а также законодательством о валютном регулировании.

    Нормы в отношении выдачи подотчетных сумм касаются следующих моментов:

  • кому выдавать
  • каким способом
  • в какой валюте
  • сколько.
  • Рассмотрим каждый аспект.

    Кому выдавать деньги под отчет

    Наши постоянные читатели могут удивиться: ведь на этот вопрос дан ответ. Действительно, мы писали, что исполнитель по гражданско-правовому [ссылка:1]1[/ссылка] договору подотчетным лицом не является. Подотчетным лицом может быть только работник, с которым у работодателя заключен трудовой договор. Однако в этом утверждении не учтены некоторые обстоятельства, например, относится ли работник, которому доверено исполнение поручения, к категории подотчетных лиц [ссылка:2]2[/ссылка] .

    Ограничения для подотчетника

    Лишь работники, включенные в список подотчетников, имеют право получать подотчетный аванс и расходовать его в интересах работодателя. В течение отчетного периода работник может получать подотчетные деньги неоднократно. Однако в отношении всех подотчетных лиц действует ограничение, установленное пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40: Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. В данном случае полный отчет означает не просто написание авансового отчета. а отсутствие задолженности за работником. То есть при наличии у работника неиспользованного остатка ранее выданных подотчетных сумм новый аванс ему выдавать нельзя.

    Ваш работник - иностранный гражданин

    Можно ли выдавать подотчетные суммы работнику - иностранному гражданину?

    Почему возникают сомнения относительно правомерности выдачи подотчетных сумм такому работнику? Дело в том, что длительное время в отношении валютных операций действовали строгие ограничения. Напомним, что валютной операцией, в частности, считается отчуждение резидентом (российской организацией) в пользу нерезидента валюты РФ (подп. б п. 9 ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ О валютном регулировании и валютном контроле, далее - Закон № 173-ФЗ). А на момент выдачи денег работник - иностранный гражданин может оказаться нерезидентом Российской Федерации. Далее возникает следующий вопрос: допустимы ли расчеты по подотчетным суммам с работником-нерезидентом наличными? Ведь пунктом 2 статьи 14 Закона № 173-ФЗ установлено, что расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами - резидентами в безналичном порядке. Ответ на оба вопроса положительный: работнику - иностранному гражданину можно выдавать под отчет наличные деньги.

    Выдачу российской валюты такому работнику (даже нерезиденту РФ) под отчет нельзя признать валютной операцией, поскольку при этом не происходит отчуждения денег. Работодатель остается собственником выданных подотчетных сумм. Работник - иностранный гражданин беспрепятственно может быть включен в список подотчетных лиц и вправе получать деньги под отчет.

    Каким способом выдать деньги подотчет

    Продолжим разговор о наличном и безналичном способах выдачи подотчетных сумм. Рассмотрим, как работодатель может выдать деньги под отчет.

    Через кассу с расчетного счета

    Как правило, деньги под отчет выдаются из кассы организации. При этом работодатель решает, какая сумма необходима для осуществления хозяйственных и командировочных расходов. и снимает ее с расчетного счета компании. Это стандартная процедура. Однако, исполняя заявку на снятие наличных, банк обычно дифференцирует размер комиссии в зависимости от статьи расходов. Выгоднее всего снимать наличные для выдачи зарплаты и оплаты больничных, а за снятие денег на командировку или хозяйственные нужды устанавливается повышенный тариф.

    Через кассу из наличной выручки

    Теоретически для выдачи подотчетных сумм можно использовать остаток наличности в кассе предприятия. Согласно пункту 7 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 22.09.93 № 40, предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее в том числе на закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Хозяйственные и командировочные расходы в упомянутом документе не были поименованы, то есть не было формального разрешения использовать выручку для выдачи денег под отчет на эти цели. Согласно пункту 2.7 Положения Банка России от 05.01.98 № 14-П О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации цели расхода наличной выручки необходимо согласовывать с обслуживающим учреждением банка.

    Пунктом 2 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У (далее - Указание № 1843-У) перечень целей, на которые можно использовать наличную выручку, был дополнен. Теперь ее разрешается тратить:

  • на заработную плату
  • иные выплаты работникам
  • стипендии
  • командировочные расходы
  • оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг
  • выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги
  • выплату страховых возмещений по договорам страхования физических лиц.
  • При этом организации не освобождаются от необходимости согласования с обслуживающим учреждением банка перечня целей расходования наличной выручки. Об этом говорится в письме Московского ГТУ Банка России от 20.02.2008 № 26-13-4-15/12002.

    В учреждение банка следует ежегодно представлять Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на следующий год. Образец заполнения данного документа приведен ниже.

    Несогласование целей расходования или несоблюдение согласованных с кредитной организацией условий расходования наличной выручки являются нарушением порядка ведения кассовых операций и работы с наличными деньгами. На это указывается в письме Московского ГТУ Банка России от 20.02.2008 № 26-13-4-15/12002.

    Юридическому лицу грозит административная ответственность по статье 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб.

    Под отчет по безналу?

    Альтернатива без перспективы. Альтернативой наличной выдаче подотчетных сумм является их перечисление через банк. Однако в письме ЦБ РФ от 18.12.2006 № 36-3/2408 говорится, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем их перечисления на банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. То есть перечисление подотчетных сумм на банковские счета работников (зарплатные банковские карты) не допускается. Есть ли легитимный способ перечислить работнику подотчетный аванс? Есть!

    Карточный счет и корпоративные карты. Ключевым моментом в запрете Центробанка является указание на принадлежность счета работнику. Очевидно, что при перечислении денег со счета организации на счет работника работодатель утрачивает реальную возможность распоряжаться своей собственностью, контролировать движение денег. Кроме того, открываются широкие возможности для нарушения налогового законодательства и т. д.

    Эти проблемы не возникают, если организация перечисляет денежные средства с одного своего счета на другой свой счет (с расчетного счета на карточный счет, который открыт для совершения операций с корпоративными картами). Смены владельца денежных средств не происходит. Переведенная сумма остается в собственности работодателя. Он контролирует остаток на счете, его расходование, несет налоговую и административную ответственность за возможные нарушения.

    Корпоративной может считаться обычная платежная карта, открываемая к карточному счету работодателя и предназначенная в соответствии с пунктом 1.4 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24.12.2004 № 266-П, для совершения физическими лицами операций с деньгами, находящимися на корпоративном банковском счете.

    В отличие от обычной карты деньги на корпоративной карте принадлежат не самому физическому лицу, а организации, в которой работник трудится. При этом сотрудник получает возможность распоряжаться деньгами на карточном счете работодателя в пределах лимита, установленного договором банковского счета (п. 1.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт).

    При утере карты существует возможность ее восстановления. Остаток средств на карте можно пополнить безналичным перечислением, что особенно удобно для командированных работников. Это полноценная и выгодная альтернатива наличной выдаче подотчетных сумм.

    Что выдавать подотчетнику

    Как ни странно, ответ на поставленный вопрос не является таким уж однозначным. Для российских подотчетников рубль - основное, но не единственное средство расчетов и платежа. Широко распространена практика выдачи валюты, талонов на горюче-смазочные материалы, дорожных чеков.

    Дорожные чеки

    Дорожные чеки также являются альтернативой наличной выдачи подотчетных сумм. Правда, для текущих хозяйственных расходов они не очень удобны. Сфера их применения ограничивается командировочными расходами.

    Валюта под отчет

    На время пребывания в служебной командировке за границей сотрудникам положены суточные, деньги на наем жилого помещения, оплату проезда, консульского сбора, медицинской страховки и других расходов, согласованные с работодателем (ст. 168 ТК РФ). За границей командированный работник (подотчетное лицо) должен использовать валюту страны пребывания. Законодательством отдельных стран разрешено хождение валюты иных государств. Вправе ли работодатель выдать подотчетному лицу валюту иностранного государства?

    Можно или нельзя. Для ответа на этот вопрос обратимся к Закону № 173-ФЗ. Согласно подпункту 3 пункта 9 статьи 1 этого документа валютной операцией признаются произведенные на законных основаниях:

  • приобретение резидентом у резидента валютных ценностей
  • отчуждение резидентом в пользу резидента валютных ценностей.
  • Статья 9 Закона № 173-ФЗ запрещает валютные операции между резидентами РФ за некоторым исключением. Разрешаются, в частности, операции (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ):

  • при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации
  • погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
  • То есть выдавать валюту иностранных государств под отчет командированному работнику можно.

    Через кассу или по безналу. Законом № 173-ФЗ установлено, что большая часть валютных операций производится через уполномоченные банки по безналичному расчету. Это правило не распространяется на операции, перечисленные в статье 14 Закона № 173-ФЗ. Выдача под отчет наличной валюты в этом перечне не упомянута. В связи с этим и налоговые органы, и организации, контролирующие соблюдение валютного законодательства, склонны признавать выдачу наличной валюты под отчет незаконной валютной операцией с наложением штрафных санкций в размере от 3 /4 до 100% суммы такой операции (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ). Что делать работодателю, направляющему работника в командировку за рубеж?

    Судебная практика по выдаче наличной валюты под отчет. В судебной практике встречаются решения, в которых судьи поддержали позицию проверяющих, и решения, принятые в пользу организаций.

    В первом случае в качестве примера можно привести постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.12.2007 № А33-8805/ 07-Ф02-9375/07.

    Примером судебного решения, принятого на федеральном уровне в пользу организации, может служить постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.11.2007 № А21-2279/2007. В нем говорится, что наличный порядок расчетов между хозяйствующими субъектами и их сотрудниками (физическими лицами) является оптимальным и позволяющим резидентам оперативно и полно реализовать субъективное право, предоставленное пунктом 9 части 1 статьи 9 Закона № 173-ФЗ.

    В постановлении Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 10840/07 утверждается, что выдача подотчетнику наличной валюты допустима.

    Судьи исходили из следующего. В соответствии с частью 2 статьи 5 Закона № 173-ФЗ валютные операции осуществляются без ограничений, если соответствующий порядок не установлен органами валютного регулирования. Валютная операция, совершаемая при выдаче юридическим лицом - резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы Российской Федерации, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы, разрешена законом (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ) и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании. Поэтому она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций.

    Позиция ЦБ РФ. В разъяснении ЦБ РФ, данном в письме от 30.07.2007 № 36-3/1381, отмечено, что при направлении в загранкомандировку законодатель предоставляет работодателю право выдать работнику денежные средства в наличной иностранной валюте, что можно сделать через кассу.

    Таким образом, российские работодатели имеют право выдать валютный аванс подотчетному лицу, направленному в загранкомандировку.

    Талоны на ГСМ, заправочные карты

    Мы уже говорили, что не обязательно выдавать под отчет именно деньги. В дальней поездке командированному работнику удобнее использовать дорожные чеки, корпоративные карты, которые, кстати, сводят на нет все претензии по поводу выдачи наличной валюты под отчет. Кроме чеков и карт, некоторые компании практикуют выдачу сотрудникам-водителям топливных карт или талонов для заправки ГСМ. Это предполагает уплату безналичного аванса топливной компании. Затем водители его постепенно используют. Предъявляя на АЗС топливные карты или талоны, они получают чек на отпущенное топливо. По итогам расчетного периода, установленного договором (как правило, календарный месяц), стороны подписывают акт взаиморасчетов на основании данных учета погашенных талонов или выборки топлива с топливных карт. А водители составляют свой авансовый отчет о количестве заправленного топлива.

    Если автомобильный парк достаточно велик (не одна-две машины), у предприятия значительно сокращается налично-денежный оборот. Кроме того, облегчается контроль целевого расходования денежных средств подотчетными лицами. Обратите внимание: даже не получая на руки наличных денег, водитель является подотчетным лицом.

    Ограничения величины подотчетного аванса

    Размер подотчетного аванса определяется его целью. Но существуют и некоторые ограничения. Остановимся на них подробнее.

    Аванс на командировку. Выдача денег на командировочные расходы производится в пределах сумм, определенных согласно внутренним нормам организации. Сумма командировочного аванса формируется исходя из норм суточных, расходов на проживание, величины затрат на приобретение проездных документов в соответствии с допустимым для данной категории работников классом комфорта и т. д. установленных в коллективном договоре или положении о командировках. Помимо этих расходов, в сумме командировочного аванса следует учесть дополнительные расходы, связанные с исполнением командировочного задания. Например, деньги на закупку грибов у населения, если работник направлен в командировку с этой целью.

    Аванс на оплату товаров, работ, услуг. Если работнику поручена покупка товаров, оплата работ или услуг, величина аванса должна соответствовать расценкам на приобретаемые товары, работы, ус‑ луги.

    Нередко работодатели ограничивают сумму подотчетного аванса, руководствуясь нормой, установленной Указанием № 1843-У. В пункте 1 этого документа, в частности, говорится, что расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. Обратите внимание: это ограничение не распространяется на размер подотчетного аванса. Предельный размер расчета наличными должен соблюдаться подотчетными работниками при расчетах по договорам, заключаемым сотрудником от имени работодателя на основании доверенности или по уже заключенным договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. Об этом говорится в письме ЦБ РФ от 04.12.2007 № 190-Т. В этом же документе отмечено, что требования пункта 1 № 1843-У не применяются в случае расходования подотчетных сумм, полученных на командировку, при оплате услуг от имени самого командированного сотрудника.

    Рассмотрев основные нормативные требования к выдаче подотчетного аванса, перейдем к документальному оформлению данной процедуры.

    Документальное оформление процедуры выдачи подотчетного аванса

    Независимо от законодательных нюансов процедура выдачи подотчетного аванса предполагает оформление:

    1. служебной записки инициатора служебного поручения с обоснованием его производственной необходимости и указанием исполнителя. Если инициатором выступает руководитель, оформлять служебную записку нет необходимости
    2. приказа руководителя о служебном поручении с указанием исполнителя и суммы подотчетного аванса
    3. специфических документов в зависимости от содержания служебного поручения, например таких, как:
    4. командировочное удостоверение в случае командировки в пределах РФ и в безвизовые государства, страны - члены СНГ, служебное задание, книга регистрации работников выбывших в командировку
    5. материальная доверенность на оплату товаров, работ, услуг от имени работодателя, книга регистрации выданных доверенностей
    6. расходного кассового ордера.

    Рассмотрим подробнее, как составить некоторые из этих документов.

    Служебная записка

    Унифицированной формы служебной записки нет. Их обычно составляют на средних и крупных предприятиях, где директор (или иной распорядитель) занят общим руководством и не может знать обо всех потребностях подразделений. В этом случае при возникновении производственной необходимости купить товар, оплатить услугу, направить работника в командировку руководитель подразделения или иное ответственное лицо, например инженер, составляет служебную записку. Она должна содержать описание проблемы и способ ее решения. Степень конкретности предложения может варьироваться в зависимости от обстоятельств. В некоторых случаях достаточно написать наименование требуемой запчасти или ремонтного узла, иногда необходимо представить расчет затрат и указать адрес продавца. Все зависит от порядка, действующего на предприятии. Образец служебной записки смотрите ниже.

    Образец служебной записки

    Приказ руководителя

    На основании служебной записки руководитель принимает решение и оформляет его в виде приказа. Приказ составляется в произвольной форме и содержит указания отдельным сотрудникам, связанные с выполнением поручения. Образец приказа смотрите ниже.

    Образец приказа

    Другие документы в зависимости от цели авансирования

    Оформление документов рассмотрим на примере выдачи подотчетного аванса для оплаты товаров, работ, услуг.

    Если работнику поручено оплатить наличными товары, работы, услуги от имени работодателя, он должен иметь документ, подтверждающий право представлять интересы организации. Таким документом является доверенность.

    Материальная доверенность. Формы материальной доверенности № М-2 и М-2а) утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

    Доверенность оформляется в одном экземпляре. Ее выписывает бухгалтер и выдает под расписку получателю. Срок выдачи, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

    Отрывная часть доверенности (корешок) остается в бухгалтерии для контроля исполнения поручения. Каждая доверенность имеет уникальный номер. Она должна быть внесена в книгу регистрации выданных доверенностей, в которой подотчетник, получивший доверенность, обязан расписаться.

    На оборотной стороне доверенности перечисляются виды материальных ценностей, получение которых доверено работнику. Обратите внимание: графа, в которой необходимо указать номер и дату документа, по которому производится получение ценностей в момент выписки доверенности, может остаться незаполненной, если у организации не заключен договор с продавцом (поставщиком) товаров. Предполагается, что работник заполнит эту графу на основании документов, составленных сторонами при его участии, в момент оформления сделки.

    При получении товарно-материальных ценностей представитель организации предъявит продавцу свой паспорт и доверенность. Доверенность остается в бухгалтерии продавца.

    Образец заполнения материальной доверенности смотрите ниже.

    Доверенность на совершение юридически значимых действий. Помимо материальной доверенности, работнику может пригодиться доверенность на совершение юридически значимых действий от имени работодателя, например на подписание договора, оформление документов, представление интересов организации. Форма материальной доверенности для этих целей не подходит.

    Доверенность на подписание договора от имени организации составляется в произвольной форме на бланке компании с подписью ее руководителя и проставлением фирменной печати.

    Образец доверенности смотрите ниже.

    Образец доверенности на подписание договоров

    Расходный ордер

    Форма расходного кассового ордера (форма № КО-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации. Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы. Он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

    При выдаче подотчетного аванса в строке Основание указывается: Под отчет на&hellip и цель выдачи аванса. В строке Приложение записывают номер и дату приказа руководителя, в котором содержится распоряжение работнику выполнить служебное поручение, а бухгалтерии выдать деньги, перечисляются прилагаемые документы.

    При выдаче наличных рублей из кассы в графе Дебет ставят код синтетического счета 71 Расчеты с подотчетными лицами, в графе Кредит - счета 50 Касса. Если выдается наличная валюта, то обязательно указывается соответствующий субсчет счета 50. При выдаче талонов на ГСМ указывают субсчет 3 счета 50 Касса (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

    [сноска:1]Подробнее об особенностях гражданско-правового договора читайте в статье Выгоды и риски гражданско-правового договора // Зарплата, 2010, № 5. - Примеч. ред.[/сноска]

    [сноска:2]О том, как составить и оформить список подотчетных лиц, читайте в статье Деньги под отчет // Зарплата, 2010, № 5. - Примеч. ред.[/сноска]

    Приказ на премию образец + служебная записка и представление к поощрению

    Напомним, что для документального проведения премии или иного поощрения сотрудника организации необходимо составить приказ, подписываемый руководителем организации.

    Форму приказа с января 2013 года можно использовать свободную, так как обязательные Т-11 (о поощрении 1 сотрудника ) и Т-11а (о поощрении нескольких сотрудников ) отменили. Но так как указанные формы запрещены не были, так же как и новые не были определены, то можно продолжать использовать старые.

    Помимо самого приказа на примию (другое поощрение) вам могут понадобится:

    Ниже вы можете скачать образцы прказов на поощрение, или награждение грамотой (объявление благодарности).

    Документы предлагаются в формате .doc — который поддерживается офисными пакетами начиная с Microsoft Office 2003  и выше или последними версиями свободного программного обеспечения OpenOffice или LibreOffice.

    Вы так же можете скопировать текст ниже для вставки и редактирования в любой программе для работы с текстом.

    Источники: pommp.ru, www.assessor.ru, saldoconsult.ru, www.zarplata-online.ru, xn--d1aac6a1e.xn--p1ai

    ;
    Категория: Получении денежных средств | Добавил: vasilalekse (07.06.2015)
    Просмотров: 14210 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar

    Вход на сайт

    Поиск