Реквизиты письма образец - Письма и обращения - Руководство - shablonpisma.my1.ru

ШАБЛОН ПИСЬМА

Категории раздела

Законодательством российской федерации [58]
Внутреннего трудового распорядка [33]
Защите прав потребителей [71]
Заключили настоящий договор [34]
Общества с ограниченной ответственностью [41]
Обязательств по настоящему договору [33]
Общего собрания участников [38]
Образец искового заявления [49]
Права и обязанности сторон [33]
Общество с ограниченной ответственностью [40]
Прав на недвижимое имущество [32]
Условий настоящего договора [32]
Нормы трудового права [27]
Перехода права собственности [30]
Характеристика с места работы [44]
Расторжении трудового договора [33]
Заполнить анкету на визу [21]
Обязательное социальное страхование [27]
Регистрации права собственности [31]
Получении денежных средств [38]
Момента государственной регистрации [32]
Образец заполнения анкеты [31]
Образец договора дарения [21]
Образец заполнения заявления [36]
Помещений в многоквартирном доме [23]
Договора купли продажи [32]
Пленума верховного суда [38]
Протокола общего собрания [37]
Неотъемлемой частью договора [31]
Договор дарения доли [20]
Условия оплаты труда [27]
Выплату заработной платы [28]
Продолжительности рабочего времени [28]
Договор купли-продажи квартиры [29]
Общего собрания членов [20]
Возбуждении уголовного дела [36]
Орган опеки и попечительства [32]
Акты [103]
Письма и обращения [220]
Разные документы [139]
Гарантийные обязательства [144]
Благодарственные письма [9]
Бытовые бланки [139]

Наш опрос

Оцените мой сайт
Всего ответов: 97

Статистика


Онлайн всего: 3
Гостей: 3
Пользователей: 0

Руководство

Главная » Статьи » Письма и обращения

Реквизиты письма образец

Деловое письмо является одним из видов документооборота организации. Ведение документооборота в организации должно соответствовать основным принципам делопроизводства с целью установления в организации единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности организации документов, что в свою очередь повышает эффективность работы организации в информационной области деятельности.

В настоящее время, основным документом, определяющим требования к делопроизводству являются «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Поскольку, в своей деятельности организация зачастую обращается в органы власти различного уровня, то и документ оборот организации целесообразно вести в соответствии с вышеуказанными рекомендациями.

Деловое письмо пишется на фирменном бланке организации на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Для бланков организации установлены стандартные размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм – левое 20 мм – верхнее 20 мм – нижнее 10 мм – правое. Обычно левое поле увеличивают до 25-30 мм для удобства подшивки писем в скоросшиватели.

Деловое письмо имеет стандартный состав реквизитов, их расположение и оформление.

В состав обязательных реквизитов делового письма входят:

- полное наименование организации

- местонахождение организации с почтовым индексом:

- ОГРН/ИНН

- контактные телефоны, факс, названия официального сайта компании, при его наличии

- дата создания документа и его исходящий номер

- ссылку на номер и дату входящего документа в случае его наличия.

При написании делового письма соблюдается определенный стиль.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты продольного бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов). Реквизиты углового бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

На бланке письма кроме вышеперечисленных реквизитов размещаются

- наименование адресата

- текст письма

- подпись и расшифровка подписи должностного лица

- оттиск печати

- информация об исполнителе (Ф.И.О. телефон).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Структура письма обычно состоит из двух частей. В первой части делового письма излагается обоснование составления письма (причина подготовки письма, ссылки на документы и т.д.). Во второй части, которая начинается с абзаца, приводятся просьбы, решения, предложения, просьбы, и т.д.

В деловых письмах при наличии конкретного адресата (фамилия, имя, отчество) текст письма обычно начинается с фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма.

Сам текст делового письма может излагаться как от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», Просим решить вопрос…» и т.д.), от 3-го лица единственного числа («ООО просит рассмотреть …» и т.д.), так и от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас рассмотреть…и т.д.).

Пример продольного бланка письма

Пример углового бланка письма

При написании деловых писем целесообразно использовать готовые образцы писем, но надо иметь ввиду, что деловые письма классифицируются по своей целевой направленности.

Деловые письма могут быть:

Деловое письмо

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

Получение писем

  1. проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов
  2. если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается
  3. если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 - 3) минуты
  4. если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать
  5. самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

  1. «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
  2. «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
  3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.

Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Поле «Тема»

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

«Важность письма»

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».

  • Не используйте напрасно «высокая» важность!
  • Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».
  • Написание ответа

    1. Начните с приветствия, это вежливо.
    2. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
    3. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
    4. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
    5. Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
    6. Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
    7. Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
    8. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
    9. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это более определенный и точный ответ.
    10. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
    11. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
    12. Цитируйте текст оригинального письма.
    13. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
    14. Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

    Вложения

    1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
    2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
    3. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

    Электронная подпись

    1. Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
    2. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
    3. Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под

    Деловое письмо должно иметь четкую структуру, преимущества которой:

  • экономия Вашего времени и времени адресата
  • гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути
  • получение вразумительного, четкого ответа.
  • Структура делового письма

    Обращение

    Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение Уважаемый , которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: Уважаемый Андрей Петрович , не знаете – Уважаемый господин Смирнов . Кстати, в обращении к человеку слово господин сокращать до г-н нельзя. И ни в коем случае нельзя писать Уважаемый господин Смирнов А. П. . Либо Андрей Петрович , либо господин Смирнов .

    Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: Уважаемый товарищ полковник , даже если этот полковник – женщина. А вот обращение Дамы и господа является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение Уважаемые господа . В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

    Пример:

    Генеральному директору

    ООО «Конкорд»

    Добровольскому П.И.

    Уважаемый Павел Ильич!

    или

    Уважаемый господин Добровольский!

    Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

    Основной текст

    Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

    Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.

    Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

    Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

    Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

    Пример: С уважением,Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.

    Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи - довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

    Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!

    Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.

    Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

    Стандартные фразы деловой переписки

    Извещения

  • Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
  • Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
  • Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
  • Извещаем, что мы…
  • Доводим до Вашего сведения, что…
  • Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
  • Модели выражений, объясняющих мотивы(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма)

    В соответствии с протоколом…
  • В целях усиления охраны имущества…
  • В ответ на Вашу просьбу…
  • В подтверждение нашего телефонного разговора…
  • В подтверждение нашей договоренности…
  • В порядке оказания технической помощи…
  • В связи с тяжелым положением…
  • В связи с проведением совместных работ…
  • В соответствии с письмом заказчика…
  • Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

    Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

    Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

    физическому лицу

    Тундрикову Г.П.

    ул. Легкая, д. 127, кв. 365,

    г. Мурманск, 628021

    Оформление реквизита «дата» служебного письма

    После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

    Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма

    Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

    № 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

    или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

    Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

    Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса

    При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

    Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма

    Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

    Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»

    К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

    Приложение: на 2 л. в 1 экз.

    Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

    Переписка сторон

    Деловая переписка между партнерами может многое рассказать - не только явно написанного, но и скрытого между строк. Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и  оформлено письмо . поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

    Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение, заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность, извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос, ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо), выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средст­вом общения между юридическими и физическими лицами и при этом ­пересылаются от автора адресату.

    Способы передачи документа могут быть разными:

    в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и

    почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

    Все зависит от практики, сложившейся в вашей организации, от уровня технического оснащения.

    В нашей компании переписка путем направления писем ведется как внутри предприятия, так и с внешними адресатами. Обмен письмами внутри предприятия происходит в связи с тем, что региональные филиалы, не являясь юридическими лицами, осуществляют свою деятельность в качестве структурных подразделений и располагаются на значительном расстоянии друг от друга и от генеральной дирекции. А вот обмен информацией внутри структурных подразделений и внутри генеральной дирекции у нас ­осуществляется путем направления служебных записок.

    Служебные письма оформляются на бланке письма. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

    Нормативные документы

    При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем . следует опираться на следующие документы:

    ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

    ГОСТ ИСО 8601-2001 Представление дат и времени дня. Общие требования

    ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения.

    При составлении рекомендаций следует опираться на локальные нормативные акты, регламентирующие полномочия должностных лиц и процедуру согласования и подписания проектов документов в вашей компании (в случае если такие документы существуют на вашем предприятии).

    Порядок работы с письмами

    На каждом предприятии со временем складывается своя практика отнесения письма к той или иной разновидности, что определяет порядок оформления, согласования и подписания. Устойчиво сложившуюся практику целесообразно закрепить в виде инструкции или иного локального нормативного акта. По крайней мере, следует выделить из общего массива и подчинить единым правилам следующие разновидности писем :

    в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов власти и органов власти субъектов федерации

    в адрес структурных подразделений

    коммерческие письма, направляемые сторонним организациям.

    На нашем предприятии внедрена система электронного документооборота (СЭД).

    В соответствии с Регламентом организации документооборота ­переписка между генеральной дирекцией и филиалами осуществляется только средствами СЭД.

    Стадии обработки исходящих писем описаны на нашем предприятии в специальном разделе Исходящие документы в рамках Регламента работы в системе электронного документооборота. В общих чертах это описание выглядит следующим образом:

    проект исходящего письма может быть создан любым работником

    согласование происходит таким образом, что каждый согласующий видит все резолюции, полученные с начала процесса согласования

    в случае получения хотя бы одной отрицательной визы на этапе согласования или подписания документ возвращается автору на доработку

    Правила оформления делового письма

    Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

    Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

    Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

    Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

    Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

    Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет

    организовать централизованное изготовление бланков для писем

    уменьшить стоимость машинописных работ

    сократить трудозатраты на составление и оформление писем

    облегчить визуальный поиск необходимой информации

    расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

    Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

    Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов

    1)         Государственный герб (для государственных предприятий)

    2)         эмблема организации

    3)         код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть

    4)         код документа по ОКУД (если есть)

    5)         наименование организации (полное и сокращенное)

    6)         почтовый и телеграфный адреса

    7)         номер телефона

    8)         номер факса, телетайпа

    9)         номер счета в банке

    10)       дата

    И) индекс документа

    12)       ссылка на индекс и дату входящего документа

    13)       адресат

    14)       заголовок к тексту

    15)       текст

    16)       подпись

    17)       фамилия и телефон исполнителя.

    Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

    Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

    Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

    Согласно ГОСТ 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.

    Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД.

    Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

    по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками

    по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод)

    смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

    Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.

    Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами. Например, дату 25 октября 1997 года следует записать так: 25.10.97 (допускается и иная запись: 25.10.1997). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1997 года записывают следующим образом: 12.01.97. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.97).

    Индекс исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, №  2/16-2955 или 18/275.

    Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

    При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

    На №

    Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.97».

    Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

    ЗАО «Оксид»

    Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ 6.38-90 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:

    Кемеровское ОАО «Гранит» Смирнову А.Н.

    Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

    Ректору

    Новосибирской государственной академии

    экономики и управления

    проф. Шеметову П.В.

    Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

    В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам __ в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

    Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

    Директору общества с дополнительной ответственностью

    «Кристалл»

    Некрасову Г.Н.

    103030, г. Москва

    Скатертный пер. 22

    Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Например

    630102, г. Новосибирск-102, ул. Кирова, 76, кв. 12

    Григорьеву П.И.

    Согласно ГОСТ 6,38-90, инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.

    Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. В этом случае сокращение «т.» не употребляется:

    акад. Иванову А.Г.

    проф. Кирсанову Н.Г.

    Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращением «г.», «г-ну».

    Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

    Об организации выездной торговли

    О поставке угля по контракту № 33-02/567

    О закупке кирпичного завода

    Заголовок не должен превышать двух строк если же строки две, употребляется абзац.

    Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

    Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

    Начальнику отделения милиции

    Кировского района

    г. Новосибирска

    Сидорову Г. В.

    По делу гр. Круглова А.А.

    Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

    Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

    Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

    Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

    экз.

    Приложение на        л. в

    Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

    Приложение:    информационный материал о международной выставке «СИБ-96» в 3 экз.

    Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

    Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

    Директор школы       Подпись         Н.К.Сидоров

    Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

    При подписания письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

    Директор института Подпись         А.Н. Марченко

    Главный бухгалтер   Подпись         Ю.П.Волков

    При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

    Директор ЗАО «Корсар» Подпись        Г.А.Фомин

    Директор ОАО «Карелия» Подпись   И.В.Петров

    Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

    Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

    Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

    Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

    Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

    Герб   РФ

    Наименование министерства

    Наименование организации

    Наименование структурного

    Источники: xn--80abcmm3bpe5cwc.xn--p1ai, proeticet.ru, delo-ved.ru, www.delo-press.ru, www.bibliotekar.ru

    ;
    Категория: Письма и обращения | Добавил: vasilalekse (07.06.2015)
    Просмотров: 1751 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar

    Вход на сайт

    Поиск