Деловое письмо отказ образец - Письма и обращения - Руководство - shablonpisma.my1.ru

ШАБЛОН ПИСЬМА

Категории раздела

Законодательством российской федерации [58]
Внутреннего трудового распорядка [33]
Защите прав потребителей [71]
Заключили настоящий договор [34]
Общества с ограниченной ответственностью [41]
Обязательств по настоящему договору [33]
Общего собрания участников [38]
Образец искового заявления [49]
Права и обязанности сторон [33]
Общество с ограниченной ответственностью [40]
Прав на недвижимое имущество [32]
Условий настоящего договора [32]
Нормы трудового права [27]
Перехода права собственности [30]
Характеристика с места работы [44]
Расторжении трудового договора [33]
Заполнить анкету на визу [21]
Обязательное социальное страхование [27]
Регистрации права собственности [31]
Получении денежных средств [38]
Момента государственной регистрации [32]
Образец заполнения анкеты [31]
Образец договора дарения [21]
Образец заполнения заявления [36]
Помещений в многоквартирном доме [23]
Договора купли продажи [32]
Пленума верховного суда [38]
Протокола общего собрания [37]
Неотъемлемой частью договора [31]
Договор дарения доли [20]
Условия оплаты труда [27]
Выплату заработной платы [28]
Продолжительности рабочего времени [28]
Договор купли-продажи квартиры [29]
Общего собрания членов [20]
Возбуждении уголовного дела [36]
Орган опеки и попечительства [32]
Акты [103]
Письма и обращения [220]
Разные документы [139]
Гарантийные обязательства [144]
Благодарственные письма [9]
Бытовые бланки [139]

Наш опрос

Оцените мой сайт
Всего ответов: 100

Статистика


Онлайн всего: 12
Гостей: 12
Пользователей: 0

Руководство

Главная » Статьи » Письма и обращения

Деловое письмо отказ образец

Письмо-ответ

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо ( На Ваше письмо от_______№__ ). Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа (подробнее см. здесь )

Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с… , так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Правила оформления письма-ответа соответствуют общим правилам оформления деловых писем (см.здесь )

Пример письма-ответа Вы можете посмотреть здесь .

Письмо отказ от сотрудничества (образцы)

Уважаемый Альберт Семенович,

Мы всегда были довольны сотрудничеством с Вами, однако в последний месяц руководство стало обращать внимание на ухудшение качества Ваших услуг. Мы неоднократно просили кураторов проектов улучшить сервис, но наши замечания не были приняты во внимание.

Сегодня оканчивается срок нашего договора о сотрудничестве и, к сожалению, продлевать его, как ранее планировалось, мы не будем.

Уважаемый Альберт Семенович,

Спасибо Вам за желание взять на себя обязанность по созданию рекламных брошюр для нашей организации. Нас устраивает качество и стоимость Вашей работы, но сейчас в нашем штате работает сотрудник, который превосходно справляется с аналогичной задачей.

Просим Вас оставить свои контактные данные. Если требуемые объемы нашей работы увеличатся, и сотрудник не будет справляться с ними, мы обратимся к Вам.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:

  • повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к. сообщаем. В ответ на Ваш запрос о. направляем.
  • изложение информации по запросу.
  • Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:

  • повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением)
  • аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято
  • констатация отказа или отклонения предложения.
  • В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. К глубокому сожалению, проблемы с. не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.

    При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту). В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

  • о принятии запроса к рассмотрению
  • о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя
  • об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.)
  • об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
  • В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:

    Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. Идя навстречу Вашим пожеланиям. Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. Мы готовы учесть все Ваши замечания. Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.

    Деловое письмо отказ образец

    Как написать деловое письмо - образец, пример, шаблон, бланк делового. Легкий и быстрый способ составить деловое письмо или служебную записку. Письмо об отказе от выполнения договорных обязательств в связи с форс- мажорными обстоятельствами (деловое письмо). Правильно написанное письмо-отказ выполняет важную роль в сфере. Как написать письмо отказ, письмо отказ, письмо отказ пример, письмо отказ образец, деловая переписка, деловое письмо, электронное письмо. Письмо отказ от поставки продукции. Материальное ее положение в последние отказы не испытывала. Структура письма-отказа также не отличается от обычного письма. Деловое письмо — это «лицо» сотрудника и всей организации. Отказ в кредите и требование оплаты — пример / образец делового письма на английском языке. Деловые письма: Письмо-ответ на запрос.

    Письмо-отказ

    Ситуация, когда клиент просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

    В чем обычно заключается трудность?

    • Мы не можем пойти на уступки адресату («хорошему», надежному, постоянному).

    • Нам неприятно отвечать отказом.

    • Нам важно сохранить расположение и лояльность адресата.

    Как эти трудности преодолеть?

    1. Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию.

    2. Полезно знать алгоритм корректного отказа.

    А теперь немного подробнее.

    Как написать письмо-отказ

    Итак, для того чтобы написание отказа не вызывало у вас внутреннего напряжения, важно осознать следующее:

    1. Вы работаете в бизнесе.

    2. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.

    3. Цели сторон не всегда совпадают.

    4. Важно поддерживать взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы.

    5. Вы представляете деловые интересы своей компании.

    6. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.

    7. Более того, это распространенная ситуация, с которой важно научиться грамотно работать.

    Научиться грамотно отказывать – значит научиться делать это максимально корректно.

    А сейчас оцените степень корректности отказа в переписке ниже.

    Письмо-просьба:

    From: Андрей Выхин

    Sent: Friday, October 03, 2009 5:49 PM

    To: Михаил Михайлов

    Subject: Официальная просьба

    Добрый день, уважаемый Михаил!

    Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

    Наша компания занимается продажей и техническим обслуживанием грузовой и строительной техники, а также поставкой запасных частей. С 2002 года мы являемся Вашими постоянными клиентами и деловыми партнерами.

    В связи со сложной ситуацией на рынке грузовой и строительной техники и сокращением бюджета на проведение рекламных кампаний мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам скидку 20 % при размещении наружной рекламы.

    Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку.

    С уважением,

    Андрей Выхин

    Директор по маркетингу

    From: Михаил Михайлов

    Sent: Friday, October 04, 2009 11:02 AM

    To: Андрей Выхин

    Subject: Re: Официальная просьба

    Уважаемый Андрей Иванович!

    Выражаю Вам искреннюю благодарность за длительное сотрудничество с нашей компанией.

    Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов и партнеров. Высылаю Вам ее в приложении.

    На текущий момент скидка для вашей компании составляет 15 %: за последние 12 месяцев Ваша компания заказала услуг на сумму ххххххх руб.

    Следующий порог скидки – ххххххх руб. Для него начнет действовать скидка 20 %. При достижении этого порога Ваша скидка автоматически увеличится.

    Мы понимаем, что сейчас во многих отраслях экономики существуют некоторые сложности. Но, несмотря на это, мы продолжаем предоставлять нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещение рекламы прямо сейчас, а оплачивать размещение в течение последующих 15 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой. На данный момент сумма беспроцентного кредита для вашей компании составляет хххххх руб.

    Если Вы решите воспользоваться услугой отсрочки платежа, то можете обратиться к нашему специалисту Ирине Поповой (по эл. почте popova@ xxx.ru или по телефону (495) 777 77 77 доб. 7777).

    Надеемся на понимание и продолжение сотрудничества!

    С уважением,

    Михаил Михайлов

    Руководитель отдела по работе с клиентами

    Тел… Моб…

    Корректно ли прозвучал отказ в приведенном письме? Надеюсь, что вы ответили утвердительно.

    Я уверенно оцениваю этот отказ как предельно корректный, аргументированный и в максимальной степени уважительный по отношению к клиенту.

    А вот алгоритм, который позволяет придать отказу максимально вежливое и уважительное звучание.

    Алгоритм корректного отказа

    1. Обратитесь к адресату по имени. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).

    2. Дайте понять, что вы услышали просьбу.

    3. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен.

    4. Изложите конкретные причины, которые не позволяют вам ответить согласием на его просьбу.

    Активно используйте конкретику (историю данного вопроса, цифры, даты, сроки, процедуры).

    5. Предложите альтернативное решение, если это возможно. Подумайте о том, что может быть ценным для клиента в связи с озвученным им вопросом.

    Если альтернативу найти невозможно, аккуратно упомяните о тех позитивных аспектах, которые сейчас существуют в вашем деловом партнерстве.

    Помните: как правило, адресат тоже руководствуется здравым смыслом. И допускает мысль о существовании объективных обстоятельств. При этом, как любой человек, он способен оценить ваше внимание и быть вам за это благодарным.

    6. Выразите надежду на продолжение сотрудничества.

    А теперь познакомьтесь с информацией о том, каких ошибок важно избегать при написании отказа.

    1. Внимательно используйте фразу «К сожалению». Она должна относиться к факту отказа: «К сожалению, мы не можем выполнить это требование…»

    Не используйте эту фразу в сочетаниях:

    • К сожалению, у нас действует сейчас другая процедура.

    • К сожалению, эта карта изъята из обращения…

    • К сожалению, эта модель пользовалась повышенным спросом и сейчас ее нет в наличии…

    Запомните: мы сожалеем о факте отказа, но не об обстоятельствах, с которыми он связан!

    Поскольку обстоятельства – сфера нашего бизнеса, сожалеть о том, что она так устроена, не совсем корректно.

    2. Не злоупотребляйте извинениями. Это может вызвать ощущение того, что вы виноваты.

    3. И только если отказ связан с изменением условий, ранее оговоренных с клиентом, заканчивайте письмо-отказ фразой «Спасибо за понимание» (в этом случае уместен оттенок извинения).

    А теперь посмотрим на последнюю из названных нами «трудных» ситуаций.

    Источники: business-letters.ru, bs-life.ru, www.doc-style.ru, lenta-dp.com, wm-help.net

    Категория: Письма и обращения | Добавил: vasilalekse (02.10.2015)
    Просмотров: 8440 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar

    Вход на сайт

    Поиск