Оформление делового письма образец - Общества с ограниченной ответственностью - Руководство - shablonpisma.my1.ru

ШАБЛОН ПИСЬМА

Категории раздела

Законодательством российской федерации [58]
Внутреннего трудового распорядка [33]
Защите прав потребителей [71]
Заключили настоящий договор [34]
Общества с ограниченной ответственностью [41]
Обязательств по настоящему договору [33]
Общего собрания участников [38]
Образец искового заявления [49]
Права и обязанности сторон [33]
Общество с ограниченной ответственностью [40]
Прав на недвижимое имущество [32]
Условий настоящего договора [32]
Нормы трудового права [27]
Перехода права собственности [30]
Характеристика с места работы [44]
Расторжении трудового договора [33]
Заполнить анкету на визу [21]
Обязательное социальное страхование [27]
Регистрации права собственности [31]
Получении денежных средств [38]
Момента государственной регистрации [32]
Образец заполнения анкеты [31]
Образец договора дарения [21]
Образец заполнения заявления [36]
Помещений в многоквартирном доме [23]
Договора купли продажи [32]
Пленума верховного суда [38]
Протокола общего собрания [37]
Неотъемлемой частью договора [31]
Договор дарения доли [20]
Условия оплаты труда [27]
Выплату заработной платы [28]
Продолжительности рабочего времени [28]
Договор купли-продажи квартиры [29]
Общего собрания членов [20]
Возбуждении уголовного дела [36]
Орган опеки и попечительства [32]
Акты [103]
Письма и обращения [220]
Разные документы [139]
Гарантийные обязательства [144]
Благодарственные письма [9]
Бытовые бланки [139]

Наш опрос

Оцените мой сайт
Всего ответов: 102

Статистика


Онлайн всего: 2
Гостей: 2
Пользователей: 0

Руководство

Главная » Статьи » Общества с ограниченной ответственностью

Оформление делового письма образец
оформление делового письма образец

Общие правила оформления деловых писем

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

  1. Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
  2. название организации
  3. физический адрес организации
  4. телефон и факс
  5. web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
  • Поля . Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
  • Регистрационный номер письма . включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться. Пример: Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
  • Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. Пример:

    Генеральному директору

    ООО «Конкорд»

    Добровольскому П.И.

    Уважаемый Павел Ильич!

  • Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
  • Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
  • Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
  • Приложения . Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
    1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах
    2. счёт-фактуры.

    С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н.К.

    Пример грамотно оформленного делового письма Вы можете посмотреть здесь

  • Образцы оформления делового письма (3 основные модели)

    Letters

    There are three basic letter formats used:

    (1) block style. in which all the lines begin at the left-hand margin (2) modified block style. in which the dateline, the return-address heading, the complimentary close, and the sender's name and title at the end begin in the center of the page and (3) indented (also called modified block with paragraph indentations ), in which each first line of a new paragraph. is indented five spaces and the sender's address and date are placed on the upper right-hand side of the page. Figures A-1 through A-3 give you examples of all three styles of letter.

    Ms. Margaret Smith, Director of Tour Operations

    Sun and Fun Tours

    25 Hammersmith Road

    Harlow, Essex CM19 5AA

    England

    Dear Ms. Smith,

    RE: Delays in Completion of Construction at Hotel de la Playa

    We have recently been informed by our contractor that he will not be able to meet his promised schedule for completion of the modernization of our hotel. We deeply regret this occurrence for both our guests' and your sake. We wish that there was something that could be done, but the causes of this unfortunate event are outside of our control. A combination of inclement weather and a strike have delayed completion of the repairs. Naturally, we will do our utmost to limit the impact of this work on our guests, and I can assure you that we will pressure the contractors to complete the work as soon as possible. Realistically, however, we cannot expect the work to be completed until the end of January.

    Требования к оформлению деловых писем

    Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

    Подобные документы

    Разработка стилистической конструкции делового письма. Бланк и реквизиты служебного письма. Структура и размер текста письма. Примеры составления и оформления различных видов деловых писем. Докладная и объяснительная записки. Протокол, акт, справка.

    контрольная работа [37,2 K], добавлен 24.11.2010

    Основные особенности делового общения. Организация и технология документационного обеспечения управления. Технические средства, используемые для составления документов. Требования к оформлению документов. Правила ведения бесед и деловых совещаний.

    контрольная работа [23,5 K], добавлен 08.12.2010

    Деловое письмо как форма официальной корреспонденции. Использование письма-благодарности для подтверждения факта, действия или произошедшей ситуации. Самые распространенные виды деловых писем. Использование рекламации для высказывания претензий к услуге.

    реферат [16,6 K], добавлен 11.03.2014

    Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.

    контрольная работа [14,3 K], добавлен 27.11.2010

    Требования к составлению и оформлению. Организационные документы. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления и оформления. Примеры составления деловых писем, приказов и распоряжений. Исходящее деловое письмо. Приказ по личному составу.

    контрольная работа [24,6 K], добавлен 01.11.2008

    Понятие "документирование", "юридическая сила документа" бланки: форматы, виды. Формы представления текста оформление реквизитов грифов, приказа, деловых писем, договора, протокола. Специфические технологии обработки конфиденциальных документов.

    контрольная работа [45,5 K], добавлен 03.03.2011

    Разновидности и назначение служебных писем требования к их оформлению. Пример составления договора аренды (имущественного найма) и сопроводительного письма генеральному директору предприятия. Правила оформления резюме и заявления о приеме на работу.

    контрольная работа [261,5 K], добавлен 19.09.2014

    Документационное обеспечение управления. На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте официально-делового стиля речи. Требования к текстам документов. Ошибки в оформлении текстов.

    контрольная работа [30,5 K], добавлен 25.02.2009

    Общие требования к составлению и оформлению документов, их реквизиты. Группы организационно-распорядительной документации. Основные виды служебных писем, порядок их составления и оформления. Порядок предархивной подготовки дел, их описание и хранение.

    контрольная работа [1,1 M], добавлен 06.03.2015

    Исследование понятия и основных видов служебных писем. Изучение правил оформления и составления текста делового письма. Анализ особенностей делового общения с иностранными партнерами. Характеристика международных стандартов на коммерческие документы.

    контрольная работа [26,0 K], добавлен 09.11.2013

    Деловое письмо: особенности оформления

    "Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 3

    Деловое письмо: особенности оформления

    Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

    Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д. переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

    Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

    Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

    Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

    В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п. позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации эмблема организации код организации - автора письма наименование автора письма справочные данные об организации - авторе письма. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

    Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.

    Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.

    Автор письма (реквизит "Наименование организации") - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).

    Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.

    Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.

    Реквизит "Справочные данные об организации" включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

    Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

    - наименование адресата

    - название улицы, номер дома, номер квартиры

    - название населенного пункта (города, поселка и т.п.)

    - название области, края, автономного округа (области), республики

    - страна (для международных почтовых отправлений)

    - почтовый индекс.

    Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

    Реквизиты "Код организации", "Основной государственный номер юридического лица" и "Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет" являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация - автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

    Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" - это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

    Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005 при этом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

    В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).

    В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например 05 декабря 2005 г./года.

    Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании.

    В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 - индекс структурного подразделения, подготовившего письмо 08 - номер дела (файла) 24 - порядковый номер письма.

    В небольших фирмах, не имеющих структурных подразделений, соответствующий элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного исполнителя.

    Реквизит "Адресат" обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).

    При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:

    Генеральному директору

    ЗАО "Стройсервис"

    И.Н. Иванову

    Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:

    ЗАО "Радуга"

    Начальнику отдела продаж

    С.И. Петрову

    При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

    Президенту АКБ "Инвесткредит"

    г-ну Прохорову Г.А.

    Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

    Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

    Директорам

    машиностроительных

    заводов

    При отправке письма в разные организации реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

    В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:

    Директору ОАО "Янтарь"

    О.Н. Петрову

    Мира ул. д. 7,

    г. Пермь, 413425

    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

    Красновой Ю.И.

    Бойцовая ул. д. 5, кв. 3,

    г. Химки, Московская обл.,

    148012

    Реквизит "Заголовок к тексту". Практически любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку - быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: "О чем?", например:

    - Об организации научной конференции

    - О нарушении условий договора N 21 от 10.02.2005

    - О предоставлении кредита

    - Об аренде помещений.

    Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки - не более 28 знаков.

    Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.

    Реквизит "Текст документа" - это основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.

    Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

    Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт - 0,376 мм)).

    Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

    - гарнитура Times New Roman, кегль - 13, 14, 15

    - гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14.

    Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

    Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово "Приложение" печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

    Если в тексте письма упоминается название приложения (например, "Направляем вам проект инструкции по делопроизводству. "), то отметка о нем оформляется следующим образом:

    Приложение: на 10 л. в 2 экз.

    Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:

    Приложение:

    Проект Договора о поставках

    от 02.10.2005

    N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.

    Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:

    Приложение:

    1. Инструкция по делопроизводству

    на 10 л. в 2 экз.

    2. Проект Договора о поставках

    от 02.10.2005

    N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.

    В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

    Если приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается, например:

    Приложение: в 1 экз.

    Реквизит "Подпись" - это реквизит, придающий документу юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Такое право может быть предоставлено и руководителям структурных подразделений. Право подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п.

    Реквизит "Подпись" располагается после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются.

    Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не входит в состав должности лица, подписавшего письмо, например:

    Директор Н.И. Попов

    Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:

    Директор ООО "Агат" Н.И. Попов

    Вице-президент Л.П. Соколов

    Ассоциации предпринимателей

    При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

    Если письмо подписывают руководители обеих организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

    Генеральный директор Председатель правления

    ЗАО "Эдельвейс" АБ "Мечта"

    ________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин

    Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом случае их подписи располагают в последовательности, соответствующей занимаемым должностям:

    Директор К.Т. Морозов

    Главный бухгалтер Г.И. Федотова

    Следует отметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи руководителя. По ГОСТ Р 6.30-2003 требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки.

    Реквизит "Печать" - реквизит, придающий документу юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

    В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях - приравненную к гербовой фирменную круглую печать организации. Каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать.

    В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.

    Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

    Отметка об исполнителе - это реквизит, о котором часто забывают, хотя он может значительно облегчить работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме, например:

    Михайлов

    123 45 67

    или:

    Михайлов Иван Сергеевич

    123 45 67

    По указанному номеру телефона легко можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь к руководству организации и не занимаясь долгими поисками нужного сотрудника. При этом второй вариант оформления отметки об исполнителе более предпочтителен, так как знание имени исполнителя облегчит контакт с ним.

    Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма.

    За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Чтобы не испортить хорошие отношения с партнерами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться.

    Первое письмо должно создать благоприятное впечатление о фирме, ее деятельности и о вас лично. С получением послания начинается первая безличная встреча с вами. Эта встреча может привести в дальнейшем к заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней.

    Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

    Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. Вы быстрее получите ответ в том случае, когда отправите готовые конверты с адресом и адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем если бы ему пришлось писать письмо самому.

    В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

    Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.

    Включайте в письмо постскриптум (P.S.) и помещайте в этот раздел наиболее важную информацию. Психологи считают, что когда люди получают письмо, то они сначала читают приветствие, а потом постскриптум. Поэтому в P.S. следует обрисовать самые заманчивые выгоды, приглашения к действию, все то, что внушает, вдохновляет, создает чувство необходимости и безотлагательности. Писать P.S. - большое искусство. В некоторых письмах P.S. пишут от руки, чтобы доказать адресату, что отправитель послал ему личное, индивидуальное письмо, а не отпечатанный лист бумаги, отправляемый тысячам других людей.

    Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова - короткие фразы (10 - 12 слов) - короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется:

    - разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные - на второй

    - переносить от абзаца одну строку на следующую страницу - там должно быть не менее двух строк

    - заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом.

    Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма - две страницы. Психологи считают, что больший объем не воспринимается адресатом.

    Не залезайте на поля. Имейте в виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление "свободного пространства" на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой) это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект "приведения в порядок" страницы.

    В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия.

    Деловые письма пишутся на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно брать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем - в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.

    Забота о профессиональной репутации, этикет требуют очень внимательного отношения и к канцелярским принадлежностям. Естественно, слова вашего письма останутся теми же самыми независимо от того, будет ли лента вашей машинки новой или старой, используете вы для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в одном случае о вас будут говорить как о деловом человеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих "пустяках".

    Подписывайте письмо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан текст.

    Отвечать на полученные вами письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через три - пять дней после их получения. В случае задержки сообщите о получении, попросите извинения и объясните причину несвоевременного ответа.

    Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.

    И.Гущина

    Преподаватель

    Института туризма и гостеприимства

    Деловое письмо

    Деловое письмо

    Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.

    Современное деловое письмо — это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо. Но существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

    Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела.

    Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

    Деловые письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора - два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов.

    В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Принятое у нас сокращение дат типа 20.У.2009 или 20.05.2009 в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год (например: 20 мая 2009 года).

    Наименование организации или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, проставляются на левой стороне, чуть ниже строки с датой. Еще ниже на левой стороне письма с новой строки пишут вежливое обращение.

    Оно традиционно состоит из слов: "Уважаемый господин (мистер)", "Дорогой господин (мистер)".

    Если это не первое письмо к вашему партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе.

    Если же вы пишите своему партнеру впервые, необходимо начать с представления своей фирмы, описания ее целей и задач, которые она ставит перед собой в сфере международной деятельности. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст этого материала должен быть написан на языке вашего партнера или на английском языке.

    Письмо должно заканчивается словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение. И непременно: "Искренне Ваш", "С уважением" и т.п.

    Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается под его рукописной подписью.

    О конвертах. Можно обойтись стандартными конвертами для международной почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты, на которых в сокращенном виде повторяются те же сведения, что и на бланке. Использование фирменного конверта не только поднимет престиж вашей организации в глазах зарубежного партнера, но и избавит вас от необходимости сообщать обратный адрес.

    За рубежом порядок написания адреса прямо противоположен нашему: сначала пишут "кому", а затем "куда".

    Первая позиция адреса - фамилия адресата с инициалами перед ней и одним из сокращений: Мг. (мистер), если это мужчина, и Мгs. (миссис), если это женщина.

    Вторая позиция адреса - должность вашего адресата. Ее указывают для того, чтобы письмо не было воспринято как личное. Если адресат в данный момент отсутствует, такое письмо вскроет его заместитель. Если вы хотите сохранить в тайне содержание письма, после фамилии лучше указать: private (personal,confidential), что означает "лично".

    Следующая позиция адреса - название фирмы. Здесь можно применять такие сокращения: Соmрапу - Со. Согрогаtiоn - Согр. Department- Dept. 1псогрогated- 1пс.

    Затем следует номер дома и название улицы, города, штата. И в конце - адрес, почтовый индекс и название страны.

    Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Тем не менее, постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

    Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.

    Такая установка существенно облегчает составление текста делового письма. Действительно, если располагать набором готовых и уже проверенных долголетней практикой деловой переписки стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать нужную мысль, то написать деловое письмо особых трудностей не составит. Такие конструкции требуют минимального напряжения при восприятии и значительно ускоряют процесс составления письма, позволяя не тратить усилий на поиски нужных формулировок.

    Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки - обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

    Смысловая точность деловой речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы или придать всему тексту нежелательную тональность.

    Для составления делового письма важное значение имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказанного суждения, но они не должны быть малосущественными и представлять собой перечни однотипных данных. Такие факты должны быть актуальными, т.е. важны именно в данный момент и в данной ситуации.

    Факты, приводимые в деловом письме, должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В каждом таком письме должна содержаться лишь необходимая информация, которая является для данного случая достаточной. Только тогда адресату не потребуется каких-либо разъяснений и дополнительных сведений для уяснения того, что хочет отправитель письма.

    Информация в деловой переписке может быть избыточна, если в нескольких местах текста повторяется одно и то же. Особенно часто в ней встречается так называемый "информационный шум", т.е. сведения, которые не нужны адресату. Между тем стремление придать письму большую "солидность" заставляет его составителя включать сведения, не имеющие прямого отношения к делу, а только отвлекающие и раздражающие тех, кому такое письмо адресовано.

    Любое деловое письмо должно быть убедительным. В рыночной экономике "искусство убеждать" в деловой переписке становится особенно важным, так как оно обусловлено необходимостью приобрести, заказчика или потребителя продукции именно вашей фирмы.

    Основным условием придания деловому письму убедительности является его доказательность. Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, - вот что необходимо любому деловому письму, не говоря уже о рекламационных и претензионных письмах, а также о письмах, направляемых в арбитраж.

    Язык делового письма

    Официально деловой стиль является одним из функциональных стилей современного русского литературного языка. Он представляет собой набор языковых средств, которые используются исключительно в сфере официально-деловых отношений.

    Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально деловой речи. Также данный стиль общения применяется при оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни страны.

    Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Это утверждение относится именно к официально-деловому стилю общения. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по особым правилам. Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде и зафиксирован по этим особым правилам, то любой человек, использующий этот текст, может быть уверен в точности содержащейся в нем информации.

    Регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу называется документирование. В деловом общении документирование имеет особое значение.

    Действительно, если человек ссылается на какую-либо устную договоренность или устное распоряжение, то его слова могут быть опровергнуты или подвергнуты сомнению. Но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

    Результатом документирования является создание документа. В социальном плане любой официальный документ полуфункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. К общим функциям документа относятся такие функции, как:

    • коммуникативная функция – документ представляется как средство связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями

    • информационная функция – главная задача документа выражается в сохранении информации

    • социальная функция – документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью

    • культурная функция – документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

    К специальным функциям документа относятся:

    • правовая функция – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ

    • управленческая функция – документ выступает в роли инструмента управления этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления

    • функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

    Перечисленные функции определяют общие требования к документу. В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом – ГОСТ Р6.30 – 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    К официально-деловому письму предъявляются особые требования. Данные требования в свою очередь определяются условиями делового общения, к которым ним относятся такие, как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.

    Итак, можно выделить следующие стандартные требования или основные черты делового стиля общения:

    • точность изложения информации

    • стандартизация и унификация языковых и текстовых средств

    • официальность и строгость языка и стиля делового письма

    • лаконичность и достаточность информативного содержания

    • логичность, объективность и структурированность изложения.

    Теперь поговорим более подробно о каждой составляющей. Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможность различных толкований.

    Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические черты официально-деловой речи, а также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев и проч. т. е. стандартизированность многих деловых документов. А это в свою очередь одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП). Именно стандартизация и унификация в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

    Достаточно вспомнить квитанцию об оплате жилищно-коммунальных услуг, листок по учету кадров и т.п. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Под предметной точностью подразумевается точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице.

    Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные) или отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-либо, удобный для чего-либо», например: благоприятный момент, благоприятные условия «Хороший, одобрительный», например: благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом).

    Коммуникативная точность – это точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад.

    Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а, следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать. с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо» «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо». В результате данное предложение должно выглядеть следующим образом: Следует ознакомиться с выводами комиссии, работавшей год назад.

    Под официальностью и строгостью делового письма понимается максимально строгое и сдержанное изложение информации. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле. Это противоречило бы требованию точности деловой речи. Также деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Данное обстоятельство отвечает требованию достоверности или объективности информации.

    Одной из отличительных черт деловых писем является лаконичность написания текста. Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится. Лаконизм сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.

    Эти и некоторые другие особенности характеризуют канцелярский подстиль официально-делового стиля.

    Источники: business-letters.ru, mipt.ru, knowledge.allbest.ru, hr-portal.ru

    ;
    Категория: Общества с ограниченной ответственностью | Добавил: vasilalekse (07.06.2015)
    Просмотров: 336 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar

    Вход на сайт

    Поиск