Книга учета трудовых книжек образец ведения - Общего собрания участников - Руководство - shablonpisma.my1.ru

ШАБЛОН ПИСЬМА

Категории раздела

Законодательством российской федерации [58]
Внутреннего трудового распорядка [33]
Защите прав потребителей [71]
Заключили настоящий договор [34]
Общества с ограниченной ответственностью [41]
Обязательств по настоящему договору [33]
Общего собрания участников [38]
Образец искового заявления [49]
Права и обязанности сторон [33]
Общество с ограниченной ответственностью [40]
Прав на недвижимое имущество [32]
Условий настоящего договора [32]
Нормы трудового права [27]
Перехода права собственности [30]
Характеристика с места работы [44]
Расторжении трудового договора [33]
Заполнить анкету на визу [21]
Обязательное социальное страхование [27]
Регистрации права собственности [31]
Получении денежных средств [38]
Момента государственной регистрации [32]
Образец заполнения анкеты [31]
Образец договора дарения [21]
Образец заполнения заявления [36]
Помещений в многоквартирном доме [23]
Договора купли продажи [32]
Пленума верховного суда [38]
Протокола общего собрания [37]
Неотъемлемой частью договора [31]
Договор дарения доли [20]
Условия оплаты труда [27]
Выплату заработной платы [28]
Продолжительности рабочего времени [28]
Договор купли-продажи квартиры [29]
Общего собрания членов [20]
Возбуждении уголовного дела [36]
Орган опеки и попечительства [32]
Акты [103]
Письма и обращения [220]
Разные документы [139]
Гарантийные обязательства [144]
Благодарственные письма [9]
Бытовые бланки [139]

Наш опрос

Оцените мой сайт
Всего ответов: 102

Статистика


Онлайн всего: 6
Гостей: 6
Пользователей: 0

Руководство

Главная » Статьи » Общего собрания участников

Книга учета трудовых книжек образец ведения
книга учета трудовых книжек образец ведения

Книга учета трудовых книжек

Система делопроизводства любого предприятия предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерских отделов и канцелярии, но и кадровой службы организации. На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки. Специалист отдела кадров ведет строгий контроль прибытия/выбытия этих документов посредством заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для постановки документа на учет его необходимо зарегистрировать в предусмотренной законом специальной форме – Книге учета трудовых книжек. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению документов сотрудников организации.

Срок хранения книги учета определен Перечнем типовых управленческих документов (утвержден 25.08.2010 года Министерством культуры РФ), и составляет 75-летний период.

Правила отражения сведений в книге учета

Разработанная Министерством труда РФ (от 10.10.03 № 69) типовая форма документа включает тринадцать граф. Период заполнения документа может продолжаться в течение нескольких лет, поскольку происходит не в рамках календарного года, а до момента полного использования страниц. В графах реестра следует отражать сведения о:

  • переданных в службу кадров трудовых книжках принятых на работу сотрудников
  • новых книжках, оформленных при приеме на работу сотрудников
  • выданных сотрудникам трудовых книжках (и вкладышах к ним) при увольнении, переводе и т.п.
  • Книжки, которые передаются в кадровую службу предприятия при оформлении работника на должность, должны быть зарегистрированы без учета вкладыша отдельной строкой.

    Образец заполнения книги учета трудовых книжек

    Графа 1: содержит сведения о трудовых книжках и вкладышах валовым порядком, т.е. книжки и вкладыши получают регистрационные номера подряд, по мере поступления.

    Графы 2, 3 и 4: содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.

    Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, цифры должны быть вписаны таким образом: значения числа и месяца – двумя, а года – четырьмя арабскими цифровыми символами.

    Графа 5: должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.

    Графа 6: здесь вносятся серии и номера трудовых книжек (и вкладышей к ним). При этом бланки документов, оформленные в разные годы, имеют некоторые особенности и отличия. Так в книжках образца 1938 года отсутствуют сведения о серии и номере документа, что отражается в книге учета в виде прочерка. Образцы книжек 1974 года имеют обозначения серии в виде букв и римских цифр и семизначного номера. Документы современного периода (с 2003 года) имеют буквенное обозначение серии и 7-значный номер.

    Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.

    Графа 8: содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.

    Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.

    Графа 10: должна содержать подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.

    Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).

    Графа 12: должна быть заполнена при увольнении сотрудника. Здесь необходимо поставить дату последнего дня работы.

    Графа 13: следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу (статья 62 ТК).

    Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:

  • дате и номере уведомления (телеграммы, письма), отправленного в адрес работника
  • дате отправки документа почтой.
  • Квитанции и финансовые документы, которые были выданы почтовым отделением при отправке уведомления и трудовой книжки, подшиваются в дело специалистом кадровой службы.

    Требования, предъявляемые к книге учета

    Реестр учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть оформлен с учетом определенных требований:

  • иметь твердый переплет, прошитые нитками страницы
  • иметь нумерацию всех листов книги. Прошивка страниц должна быть зафиксирована на последнем листе книги, где концы шнура заклеиваются листком бумаги
  • иметь сургучную печать или пломбу. Печать должна фиксировать край листка бумаги, концы шнура и обложку. Пломбирование устанавливается на выступающие концы шнура
  • необходимо наличие заверительной подписи ответственного лица, с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов.
  • Право заверения книги учета трудовых книжек принадлежит только руководителю организации.

    Бланк книги учета движения трудовых книжек скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 1 059)

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    Книга учета трудовых книжек

    Книга учета трудовых книжек предназначена отслеживания движения трудовых книжек сотрудников. Назначение любого регистрационного журнала или книги в систематизации информации, книга учета позволяет в нужный момент найти необходимый документ в кратчайшие сроки. В данной статье предлагаем скачать образец журнала учета трудовых книжек работников по ссылке в конце статьи.

    Трудовые книжки предъявляются работниками при трудоустройстве на работу. Кадровый работник делает запись в трудовой книжке о приеме на работу и регистрирует ее в книге учета.

    Форма журнала учета трудовых книжек утверждена Минтрудом России и к ее заполнению предъявляются определенные требования.

    Скачать другие регистрационные журналы и книги: для регистрации командировочных удостоверений – скачать. для регистрации приказов – скачать образец. для платежных ведомостей – скачать .

    Образец оформления книги учета трудовых книжек

    Книга представляет собой таблицу, в которую вносятся сведения обо всех трудовых книжках персонала. Первая запись в журнал делается при приеме нового сотрудника.

    Бланк журнала учета включает следующие графы:

  • Порядковый №
  • Дата приема на работу и заполнения трудовой книжки
  • ФИО владельца – нового работника
  • Серия и номер трудовой книжки
  • Должность сотрудника
  • Название работодателя и подразделения, куда он принят
  • Дата и номер приказа о приеме на работу
  • Расписка лица, ответственного за ведение трудовых книжек и внесение записей в книгу учета
  • Дата выдачи при увольнении
  • Подпись работника при получении.
  • Образец журнала можно скачать по ссылке ниже.

    Скачать образец книги учета трудовых книжек – ссылка .

    Книга учета трудовых книжек

    Книга учета трудовых книжек - документ, содержащий сведения о движении трудовых книжек работников. Его также можно именовать журнал движения трудовых книжек. В данной статье разберемся, зачем нужен такой журнал, как его заполнять. Внизу можно скачать образец книги учету трудовых книжек.

    Кадровое делопроизводство вызывает немало вопросов даже у тех, кто уже давно трудится в данной сфере. Те же, кто только недавно заступил на подобную должность, порой, просто теряются. Если с заключением трудовых договоров. оформлением кадровых приказов, хранением и заполнением трудовых книжек еще все понятно, то некоторые моменты относительно другой кадровой документации, порой, вызывают затруднения.

    К примеру, далеко не всем понятно, нужно ли заводить на предприятии журнал учета трудовых книжек, зачем это нужно и как правильно следует оформить данный бланк.

    Некоторые специалисты кадровых отделов считают, что вполне могут обойтись и без подобных журналов или книг, что это лишняя трата времени. На самом же деле, журнал или книга учета движения трудовых книжек обязан быть не только у юридических лиц, но и у индивидуальных предпринимателей. Причем, существуют вполне определенные требования к оформлению данной книги, и за его отсутствие руководителям предприятий может грозить административная ответственность.

    Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы: для регистрации приказов - такой журнал. для регистрации платежных ведомостей - такой журнал .

    Как оформить книгу учета трудовых книжек?

    Книга учета заводится на предприятии для фиксирования принятых от работников трудовых книжек, заведенных на предприятии и вкладышей в книжки. Здесь же делаются отметки о выдаче на руки работникам их книжек на время или при увольнении. Форма ведения данного журнала и правила его оформления утверждены постановлением Минтруда России № 69 от 10 марта 2003 года и достаточно однажды завести подобную книгу в отделе кадров, чтобы в дальнейшем избежать многих неприятностей.

    Самое простое – это приобрести журнал, который уже будет оформлен по всем правилам.

    Если же такой возможности нет, то можно взять большую тетрадь, желательно, если она будет с картонной обложкой, и сделать книгу самостоятельно.

    Образец журнала можно скачать по ссылке в конце статьи.

    В книге учета движения трудовых книжек должно присутствовать 13 граф.

    В первой графе проставляется порядковый номер, 2 – 4 – день, месяц и год приема работника в организацию (на основании приказа о приеме на работу, образец которого можно скачать по ссылке ).

    В пятой графе вписываются полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки.

    Шестая графа предназначена для серии и номера трудовой книжки, седьмая – для должности, на которую принят сотрудник, в восьмую вписывается название отдела.

    В девятой графе проставляется номер приказа.

    Десятая графа журнала движения трудовых книжек предназначена для подписи сотрудника отдела кадров, в 11-й ставится сумма, которая была оплачена работником за покупку книжки, либо прочерк.

    12 и 13 графы заполняются при увольнении владельца книжки, здесь ставится дата и номер приказа на увольнение и подпись работника. При невозможности личного присутствия работника, здесь проставляются номер и дата уведомления, которые были направлены работнику.

    Но на этом оформление книги учета трудовых книжек не заканчивается. Бланк обязательно должен быть пронумерован, прошит и скреплен сургучной печатью или пломбой. Только при соблюдении всех этих условий, книга будет считаться оформленной верно и не вызовет никаких нареканий со стороны проверяющих органов.

    Скачать образец журнала движения трудовых книжек - ссылка .

    ТРУДОВАЯ КНИЖКА, ВКЛАДЫШИ

    ОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

    ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

    ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

    ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

    * Дубликат

    КНИГА УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК и ВКЛАДЫШЕЙ

    Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями пункта 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

    Форма регистрации трудовых книжек

    Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418).

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации.

    Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов.

    Как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши - в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).

    Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них . включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России 10.10.03 №68. До введения в действие новой книги учета применялась книга, имеющая 14 граф, утвержденная в 1974 году.

    Различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух граф (11 и 12) в прежней книге, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с работника за бланк трудовой книжки при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новой книге осталась одна графа (11) – «сумма в рублях».

    Однако эта книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм.

    Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц . т.е. ведется на протяжении нескольких лет.

    Иначе решается вопрос о замене одной формы книги на другую в том случае, когда в организации велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую книгу необходимо "закрыть", пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этом книга «неправильной" формы ни в коем случае неподлежит уничтожению, т.к. в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.

    В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

    Заполнение граф книги учета

    При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила.

    В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

    Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

    Следует заметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

    - в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых книжек на работников, проработавших в организации свыше пяти дней

    - в п.8 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывается, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

    Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки.

    Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц - двумя арабскими цифрами, год - четырьмя (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

    В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

    Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

    Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г. в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).

    В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974г. серия обозначалась буквами AT и римскими цифрами (например: AT-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается буквами (в книжках - ТК, во вкладышах - ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

    Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т. е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (пункт 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.

    В седьмую графу вносится должность (профессия специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2) и в трудовой книжке.

    Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст.57 ТК РФ).

    Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

    В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.

    Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных pa6отниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.

    В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. При регистрации вкладыша в трудовую книжку личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

    Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма ( в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче pa6oтнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей.

    Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

    Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в и организации эта графа не заполняется.

    Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой - расписывается в получении трудовой книжки.

    Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В этом случае в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются:

    • дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику

    • дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте. Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

    Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.

    Порядок исправления записей

    Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой нигде не оговорен.

    Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой "Исправленному верить" или "Исправлено в графе №. ", "Исправлено наименование должности" подписанной и датированной работником кадровой службы, внесшим исправление. Однако такой способ мало подходит для этой книги, т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной и, правильной записи и даты, не предусмотренного в данной книге.

    В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение "Запись недействительна" и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).

    Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:

    • книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве

    • все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы

    • книга должна быть прошнурована, концы и шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки

    • книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.

    • книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц.

    В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

    После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.

    В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета установлен 50 лет.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них скачать.

    Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Ведение трудовых книжек всегда регламентировалось специальными нормативными актами, как правило, содержавшими образцы заполнения каждого раздела книжки. Несмотря на это, трудно назвать другой кадровый документ, где встречалось бы столько ошибок в содержании и оформлении независимо от места его создания (в крупной ли государственной организации или мелкой частной). Особенно много проблем при его заполнении возникает у начинающих кадровиков, не имеющих специального образования в области трудового права и управления персоналом.

    Отчасти эти трудности связаны с довольно беглым изложением порядка ведения трудовых книжек в действующих нормативных правовых актах: Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 №225 &ldquoО трудовых книжках&rdquo (далее - Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 №69 (далее - Инструкция).

    Кроме того, совершенно очевидно, что разнообразие реальных жизненных ситуаций, возникающих при ведении трудовых книжек, не может быть учтено и регламентировано никакими подробными правилами и инструкциями. Поэтому специалистам кадровых служб необходимо понимать смысл и значение каждой вносимой в трудовую книжку записи и самостоятельно принимать правильные решения в нестандартных ситуациях, описание которых отсутствует в Инструкции.

    К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся:

  • наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках установленного образца или на бланках, которые уже не применяются
  • несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте
  • наличие в трудовой книжке записи об увольнении работника, не удостоверенной оттиском печати работодателя, и др.
  • Однако и более простые вопросы, связанные с ведением трудовых книжек (приобретение бланков, назначение ответственного за работу с книжками, исправление ошибочных записей и т.п.), ответы на которые можно найти в нормативных актах, далеко не всегда решаются правильно.

    Весь объем работ по ведению трудовых книжек можно разделить на две части: однократное (разовое) решение организационных вопросов, связанных с данными документами, и повседневная (постоянная) работа по их заполнению.

    Организационные вопросы. Назначение ответственного

    Организационные вопросы работы с трудовыми книжками включают:

  • назначение лица, ответственного за эту функцию
  • приобретение работодателем бланков трудовых книжек и вкладышей в них
  • ведение работодателем учета данных бланков
  • установление порядка передачи бланков из бухгалтерии лицу, ответственному за работу с трудовыми книжками.
  • Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя . Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо . назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

    Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки нанятых ими работников. В организациях и на предприятиях эту работу поручают кому-либо из сотрудников: кадровикам - при наличии в организации кадровой службы - или другим работникам - секретарям, бухгалтерам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров. Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Следует подчеркнуть, что издание такого приказа обязательно, несмотря на то, что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в трудовой договор и в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

    При наличии в организации кадровой службы обязанности по ведению трудовых книжек выполняет один или несколько работников этого подразделения (в зависимости от объема работы). При этом должна учитываться необходимость замены работника, отвечающего за трудовые книжки, при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).

    В связи с периодической сменой работников кадровой службы (увольнения, выход на пенсию), а также их нередким временным отсутствием (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника, рациональнее ограничиться только названием должности. Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту работу специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника документ же, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать много лет, не требуя периодической замены.

    Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинтересованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), так как относится к приказам по основной деятельности (а не по личному составу). При издании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распорядительных документов по основной деятельности ( приложение 1 ).

    При первоначальном издании приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками следует довести его до сведения работников, должности которых содержатся в тексте. На основании данного документа обязанности по ведению трудовых книжек вносятся в содержание заключаемых трудовых договоров и должностные инструкции работников (со ссылкой на приказ). В связи с этим знакомить с названным приказом вновь принятых работников не требуется, тем более что по истечении трех лет после окончания текущего календарного года дело с приказами по основной деятельности, как и другие дела с длительными (свыше 10 лет) и постоянными сроками хранения, подлежит передаче в архив организации.

    В случае если в штатном расписании организации отсутствует кадровая служба или должность кадровика, в приказе о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, Ф.И.О.). Необходимость такой конкретизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в т.ч. с трудовыми книжками) будет дополнительной (&rdquoчужеродной&rdquo), не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на должность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний. В этом случае придется отменять ранее действовавший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику ( приложение 2 ).

    При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обязательна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим актом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников ( приложение 3 ).

    Хранение и использование бланков

    Приступая к работе с трудовыми книжками, ответственный за их ведение должен, прежде всего, проверить, как выполняется требование п. 44 Правил о наличии необходимого количества бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Это требование обусловлено тем, что при оформлении трудовой книжки впервые Правила предусматривают использование только тех бланков, которые приобретены работодателем в установленном порядке и оприходованы соответствующим образом. В практике нередки случаи, когда впервые поступающий на работу сам приобретает бланк трудовой книжки и приносит его работодателю. Необходимо подчеркнуть, что использование такого бланка недопустимо, так как существует официальный порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

    Порядок, утв. приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н &ldquoО трудовых книжках&rdquo, предусматривает, что работодатели приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей в них у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (распространителей) на платной основе на основании договора, заключенного с распространителем или изготовителем - Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (Объединением ГОЗНАК Минфина России). Доставка работодателям бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо самим работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

    Следует обратить внимание: приобретенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся не у работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии, где сведения о бланках вносятся в приходно-расходную книгу по их учету (п. 41 Правил). Приходно-расходная книга имеет установленную форму, содержащуюся в приложении к Инструкции по заполнению трудовых книжек. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с указанием серии и номера каждого бланка ( приложение 4 ).

    Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности, поэтому Правилами (п. 42) определен порядок их выдачи и предусмотрена отчетность о расходовании. Бланки выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке . Форма заявки устанавливается самим работодателем ( приложение 5 ).

    По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы (п. 42 Правил). Форма отчета устанавливается самим работодателем ( приложение 6 ).

    Взимаемая с работника плата за выданную трудовую книжку или вкладыш (п. 47 Правил) определяется размером расходов на их приобретение. Исключением из этого правила являются три случая, предусмотренные пп. 34 и 48 Правил:

  • массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и др.)
  • неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее
  • порча трудовых книжек или вкладышей в них не по вине работника.
  • В названных случаях стоимость утраченного или испорченного бланка оплачивается работодателем. Иногда работодатели сами отказываются от получения с работников сумм стоимости бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Хотя такой порядок работы с трудовыми книжками и не предусмотрен Правилами, его можно признать не противоречащим законодательству и закрепить в соответствующем локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.

    Обратите внимание!

    Бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся в бухгалтерии.

    Книга учета

    Оформленные работодателем трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, установленная форма которой содержится в приложении к Инструкции ( приложение 7 ).

    Напомним, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии, что легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах. В названной книге одновременно регистрируются и трудовые книжки, и вкладыши к ним.

    Если предъявленная работником при приеме на работу трудовая книжка уже содержит вкладыш, то нужно ли его регистрировать самостоятельной строкой в книге?

    Полагаем, что регистрировать вкладыш не следует, однако во избежание его случайной утраты, по нашему мнению, можно внести сведения о вкладыше в ту же строку, где зарегистрирована трудовая книжка работника. Самостоятельная запись о вкладыше в трудовую книжку вносится в регистрационную книгу в том случае, когда вкладыш оформлен данным работодателем. При этом одновременно с регистрацией вкладыша целесообразно сделать соответствующую отметку в строке, где ранее была зарегистрирована сама трудовая книжка. Это поможет при увольнении работника не забыть о том, что в данной ситуации он должен расписаться за получение не только трудовой книжки, но и вкладыша.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (а не лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). Важно подчеркнуть, что, несмотря на определенные технические трудности этого требования Правил, недопустимо его игнорировать. Соблюдение этого требования контролируется трудовой инспекцией.

    Обратите внимание!

    Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходную книгу по учету бланков необходимо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и скрепить сургучной печатью или опломбировать.

    Источники: mirblankov.ru, moiblanki.ru, blandoc.ru, www.bizneshaus.ru, kdpconsulting.ru

    ;
    Категория: Общего собрания участников | Добавил: vasilalekse (07.06.2015)
    Просмотров: 245 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar

    Вход на сайт

    Поиск